Die Personalplanung verfolgt den Zweck, die Gegebenheiten des Arbeitsmarktes für das Unternehmen und dessen Arbeitnehmer nutzbar zu machen, indem insbesondere das sich aus der Entwicklung des Arbeitsmarktes ergebende Überangebot oder eine erhöhte Nachfrage nach bestimmten Arbeitskräften unter Berücksichtigung gesamtwirtschaftlicher und sozialer Gesichtspunkte strukturiert und organisiert wird.

Die Personalplanung ist deshalb in der Lage Personalengpässe rechtzeitig zu erkennen, diesen vorzubeugen, Überkapazitäten sozialverträglich abzubauen, unabhängig vom Arbeitsmarkt zu werden und im Unternehmen vorhandene qualitative und quantitative Ressourcen besser nutzen zu können.

Arbeitnehmer werden durch die Personalplanung schließlich vor unerwarteten Veränderungen am Arbeitsplatz, insbesondere vor dessen Verlust geschützt und erhalten durch eine gezielte Aus- und Weiterbildung Aufstiegschancen auf dem innerbetrieblichen Arbeitsmarkt.

Trotz dieser Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer wird die Personalplanung insbesondere in kleinen und mittleren Betrieben völlig zu Unrecht nahezu vollständig vernachlässigt und stattdessen auf eine Regulierung durch mitunter recht planlose Einstellungen und Kündigungen gesetzt.

Ursachen hierfür sind meist neben reiner Unkenntnis der Planbarkeit auch des Personalbestandes, mangelndes persönliches und rechtliches Durchsetzungsvermögen der mit einer solchen Planung im Unternehmen betrauten Stelle sowie fehlende und/oder magelhafte Datenerfassung und -auswertung.

Zudem wird häufig ohne nähere Hinterfragung einfach davon ausgegangen, dass sich die Leistung eines Arbeitnehmers den anderen Produktionsfaktoren (Boden und Kapital) unterzuordnen habe.